Comment négocier un contrat de prestation de service ?

Une entreprise ou un particulier qui demande à un prestataire d’exécuter des actes de services engage sa responsabilité économique vis à vis de ce dernier. Le cahier des charges préétabli est l’outil adéquat pour matérialiser les échanges mutuels entre le client (donneur d’ordres) et le webmaster (prestataire), ainsi que le contrat de prestation de service formalisé avec des règles juridiques strictes, afin de modérer d’éventuels abus.

Réussir la négociation d’un contrat de prestation de service ?

Le contrat de prestation de service (article 1710 du code civil), est l’engagement d’une des parties qui réalise un travail spécifique pour le compte d’un autre moyennant une rémunération.

Le contrat contient un certain nombre d’éléments en relation avec la négociation dont je vous laisse discerner les spécificités :

Le prix d’une prestation

le prix d’une prestation de service d’un webmaster est généralement fixé soit en fonction d’un tarif horaire, journalier ou forfaitaire, dont le calcul retenu dépend de la nature de la mission et des circonstances de son exécution :

• Le prix est bloqué au moment de la négociation mais il est possible qu’il évolue si le webmaster découvre des tâches supplémentaires, et avait déjà averti le client de cette éventualité.
• Le prix est un forfait, ce qui avantage le client car le webmaster ne pourra pas facturer de supplément si les travaux s’avèrent plus onéreux.
• Le prix est fixé arbitrairement s’il n’a pas été déterminé avant l’exécution du contrat, mais le webmaster devra le justifier en cas de contestation du client » (C. civ., art. 1165).

Le devis :

Le devis est un document qui matérialise l’engagement des parties. Il désigne la prestation et son coût avant la conclusion du contrat. Cela permet au client d’avoir connaissance de la totalité des informations avant acceptation du contrat :

• Le devis simple, constitué d’éléments techniques réduits, est en principe gratuit.
• Le devis, constitué d’une étude technique plus élaborée, préparant le contrat principal, est sujet à rémunération.
• La gratuité ou non du devis est importante car s’il est payant et que le contrat n’est pas conclu, le client doit le régler au prestataire, majoré du montant du transfert des droits de propriété intellectuelle.
• Le devis engage le professionnel webmaster sur l’objet et le coût de sa prestation, mais pas le client qui est libre de conclure ou non le contrat.
• Le devis est sujet à l’application d’une réglementation qui expose le professionnel à une amende de 1500 €.

Le cahier des charges :

Le cahier des charges formalise le projet en définissant tous ces aspects pour le rendre compréhensible à chacune des parties (fonctionnel, organisationnel, technique, juridique, administratif,…) :

• Le client doit maitriser le cahier des charges.
• Le client engage sa responsabilité en validant le cahier des charges dont il accepte les procédures, les descriptifs, les propositions, la destination finale et les services exigés.
• Le client a la maîtrise juridique de l’objet du contrat au moment de son élaboration et de son exécution.
• Le prestataire (webmaster) a une obligation de conseils vis-à-vis du client et respecte scrupuleusement le cahier des charges.

Les délais d’exécution du contrat

le délai d’exécution correspond au temps que le prestataire se donne pour exécuter les prestations prévues au contrat :

• Le respect des délais permet d’entretenir de bonnes relations.
• Le respect des délais est une obligation que le webmaster se doit de respecter scrupuleusement.
• Le client peut accepter un délai supplémentaire en cas de retard s’il est dû à une situation imprévisible.
• Le délai d’exécution non établi doit être acceptable et s’appliquer selon les usages de la profession.
• La date de réception juridique du produit est sensée entraîner le transfert de propriété au client qui doit régler le prestataire.

Les conditions générales :

Les conditions générales regroupent les droits et les obligations des contractants :

• Elles doivent être communiquées impérativement au client car c’est un cadre légal ordinaire entre un client et son prestataire.
• Elles règlent la nature du contrat, les conditions de livraison et de paiement, les problèmes de propriété intellectuelle, les partages de responsabilité et la loi compétente.
• Elles prévoient les possibilités de rupture de contrat entre les parties.

Le droit de rétractation

La loi autorise un délai de rétractation afin qu’un client puisse se désengager à la suite d’une souscription de contrat :

• Le délai de rétractation est de 14 jours à la suite de la signature du contrat lorsqu’il est conclu à distance.
• Le délai de rétractation est réduit si la prestation est urgente et finalisée avant la fin d’un délai de 14 jours.
• Le délai de 14 jours démarre à compter du lendemain de la conclusion du contrat et expire le dernier jour à minuit. Si ce délai expire un samedi, dimanche ou un jour férié, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.
• Le professionnel doit rembourser la totalité des sommes versées en utilisant le même moyen de paiement utilisé.
• Le prestataire doit effectuer un remboursement dans les 14 jours au plus tard, à compter de la date à laquelle il a été informé de la décision.
• Le prestataire peut être mis en demeure s’il ne rembourse pas à l’expiration du délai, et avoir des intérêts à payer en fonction de l’importance du retard.

Comment conclure le contrat ?

La négociation, des clauses d’un contrat de prestation de service, n’entraine pas forcément un accord. Le client peut émettre certaines réserves à l’offre proposée, proposer une contre-offre ou laisser le contrat inachevé (C. civ., art. 1193). Un contrat qui ne remplit pas les conditions requises pour sa validité est nul. Soit les parties constatent la nullité d’un commun accord ou la fait prononcer par un juge. Un contrat annulé n’existe plus.

Le contrat de prestation de service est spécifique :

• Ce n’est pas un contrat de travail. Il n’y a pas de lien de subordination entre les parties. Le prestataire et le client sont au même niveau contractuel (un lien de subordination dénoncé requalifie le contrat de prestation de services par un juge).
• Il met en exergue deux éléments primordiaux : l’objet et la durée du contrat.
• Il externalise une activité du client (le client fait appel au prestataire car il n’a pas les connaissances ou les compétences requises pour effectuer la tâche demandée).

La négociation du contrat de prestation de services peut se faire au moment du devis. La négociation est idéale lorsque le client a une idée précise de ce qu’il souhaite et du coût qu’il est prêt à mettre.

Quoiqu’il en soit, durant la négociation, il est recommandé aux parties d’avoir une certaine ouverture pour arriver à une conclusion de contrat optimum ou encore se retirer intelligemment.

L’objectif étant que chacune des parties soient gagnantes.

Quelles sont les attentes du freelance ?

Le webmaster indépendant doit savoir négocier correctement s’il veut obtenir des missions intéressantes qui valorise son savoir-faire.

Que doit-il privilégier ?  

• Maîtriser son offre de service en connaissant le prix de sa prestation sur le marché.
• Valoriser ses talents et définir un TJM adapté (Les entreprises se renseignent sur les tarifs pratiqués et font jouer la concurrence).
• Tenir compte des prix pratiqués par les concurrents (en dessous du prix du marché, le client craint une prestation dérisoire et Trop élevés, il risque de fuir.)
• Justifier des tarifs supérieurs aux autres par rapport à une expertise introuvable, des compétences variées ou des années d’expérience
• Détailler ses tarifs, en tenant compte aussi bien les déplacement, l’intensité du projet, le délai de réalisation, les menues charges s’y afférant (Ces éléments montrent un professionnalisme et rassurent le)
• Motiver ses nombreux efforts auprès du client (cette stratégie est rentable pour la mission en cours mais aussi pour être recommandé ou avoir de nouvelles missions).
• Proposer et insister sur vos tarifs exceptionnels.
• Offrir des tâches supplémentaires gratuites ou à un prix réduit, simples à réaliser, en sollicitant des délais supplémentaires.
• Être gagnant lors des négociations tarifaires (Il est inutile de trop casser les prix car travailler à perte est démotivant.)
• Se positionner sur des marchés de niche et pointer son originalité en présentant du sur-mesure.
• Proposer des prestations alliant les domaines techniques et fonctionnels pour mieux valoriser ses compétences.
• Se renseigner au préalable sur le client pour comprendre ses besoins et pouvoir répondre à ses attentes.
• Organiser correctement son autonomie professionnelle.

Quelles sont les attentes des clients ?

Le client doit se sentir gagnant des négociations tarifaires qu’il mène avec le prestataire. Il s’attend à certains efforts qui lui apportent satisfaction au meilleur prix. Pour mener à bien ces négociations tarifaires, le client recherche différents avantages :

• Négocier avant tout un tarif exceptionnel.
• Connexion émotionnelle (jugement au premier contact).
• Tâches supplémentaires non prévues dans la mission sans qu’il paye de supplément ou alors à prix réduit.
• Originalité même s’il doit payer plus cher.
• Connaissance de son entreprise pour la compréhension de ses besoins.
• Confiance, honnêteté, garantie, fiabilité, responsabilité et transparence du prestataire.
• Relation personnalisée qui tient compte de son histoire (il ne veut pas être traités comme un numéro mais comme une personne privilégiée).
• Considération et obligation car il ne veut pas perdre de temps. (Son problème doit être résolu rapidement).
• Réponses directes qui lui évitent de relancer sans cesse le prestataire.
• Services de bonnes qualités (Prêt à payer un supplément).
• Réponses cohérentes.
• Rapprochement du digital avec la relation humaine.
• Simplicité dans la relation et la prestation proposée.
• Interlocuteur unique pour résoudre les problèmes complexes.
• Cohérence et simplicité (sites ergonomiques, informations claires et précises).

Le client qui décèle une bonne connaissance du service offert et une compréhension de ses valeurs, peut être attentif et satisfait de la négociation du prestataire-webmaster.

Quels sont les abus sanctionnés durant une négociation ?

Une négociation doit se dérouler intelligemment et respectueusement durant toutes les étapes du contrat.

Chacune des parties doit être sérieuse et ne pas entamer de négociation sans intention de conclure ou d’induire des erreurs quant à la nature des clauses du contrat.

En cas d’incertitude sur la légalité de leurs actes, les parties peuvent prévoir la mise en place d’une commission de concertation et d’expertise amiable pour traiter au mieux les problèmes techniques et commerciaux en préalable à la signature du contrat.

Quelles sont les points majeurs à prévenir ?

• Imposer au prestataire une assurance non adaptée pour garantir l’ensemble des dommages découlant d’une mauvaise exécution du contrat ou d’un défaut de sécurité du produit.
• Le client ne doit pas pratiquer des pénalités de retard excessives.
• Détourner les droits de propriété intellectuelle du client
• Ne pas respecter les clauses légitimes d’exclusivité imposées par le client.
• mauvaise relation contractuelle due à la situation de dépendance économique du prestataire.

Comment rompre le contrat ?

Il est possible de conclure un contrat de prestation de services pour une durée déterminée ou indéterminée. Mais, il est aussi possible d’anticiper la rupture du contrat en cas de faute grave ou de la décision conjointe des parties :

• Un contrat à durée déterminé s’achève à la date prévue dans le contrat de prestation de services.
• Un contrat à durée indéterminée, peut être rompu par les parties en respectant un délai de préavis, généralement prévu dans le contrat.
• Un contrat peut être reconduit tacitement si cette clause a été prévue par la partie.

Conclusion

Le contrat de prestation de service a pour but de sécuriser la situation des deux parties.

Sa négociation doit se faire sérieusement entre les deux cocontractants, dont l’intérêt mutuel sera approchant pour qu’aucun d’entre eux ne soit lésé.

Le client doit éviter que la prestation ne soit considérée comme du travail dissimulé, en rédigeant ou en acceptant de signer un contrat de prestation de services, car ça constitue un délit qui peut donner lieu à des poursuites pénales.

Le contrat permet également de limiter les risques d’impayés vers le prestataire. En cas de litiges, le contrat est opposable aux signataires.

Les webmasters freelances craignent souvent d’apeurer les clients lors de la signature d’un contrat de services. Certes, c’est une étape finale délicate, mais s’ils sont incontestables sur la tarification de leurs prestations et de leurs compétences, il suffit d’un peu de préparation et de technique commerciale, pour qu’ils abordent le client avec facilité et parviennent à conclure de beaux contrats de mission ensemble.